Auf einer Giftprobe, die ein Labor erreicht, stehen einige Zeilen Text. Die wichtigste davon kann auf den ersten Blick die unscheinbarste sein: die Chargennummer. Ohne diese Nummer hat das Material in Ihren Händen keine Vorgeschichte; woher die Tiere stammen, an welchen Tagen und unter welchen Bedingungen das Material gewonnen wurde, lässt sich nicht erfragen.
Was ist eine Charge und wie wird sie definiert?
Eine Charge ist die Materialmenge, die unter gleichen Bedingungen verarbeitet und als eine Einheit betrachtet wird. Bei Gift stammt eine Charge nicht von einem einzelnen Tier; sie entsteht, indem kleine Volumina von vielen Tieren über einen bestimmten Zeitraum gesammelt werden.
Die Grenze der Charge wird durch diese Zusammenführungsentscheidung gezogen. Wenn das Sammelfenster schließt, erhält das Material eine einzige Kennung und wird von da an wie eine eigene Einheit behandelt. Später hinzugekommenes Material wird nicht in dieselbe Charge eingetragen, weil die Definition der Charge darauf beruht, dass alles in ihr dieselbe Verarbeitungsgeschichte teilt.
Diese Definition bestimmt mittelbar auch, wie groß die Charge wird. Wird das Fenster lang gehalten, entsteht eine größere und homogenere Einheit, das zuerst gesammelte Material hat jedoch länger gewartet. Wird es kurz gehalten, sinkt die Wartezeit, dafür entstehen viele kleine Chargen, und für jede ist eine eigene Analyse erforderlich. Die Entscheidung fällt zwischen diesen beiden Kosten.
Die Nummer selbst ist eine technische Entscheidung. Eine Kodierung, die Datum, Zeitraum und laufende Nummer enthält, ist verbreitet; entscheidend ist nicht das Format des Codes, sondern dass dieselbe Nummer unverändert bis zum Ende der Kette mitgeführt wird.
Die Glieder der Kette
Der Weg einer Charge beginnt in der Kolonie und endet in den Versandpapieren. Die in jedem Schritt erzeugte Aufzeichnung wird mit dem nächsten Schritt verknüpft.
| Schritt | Erzeugte Aufzeichnung | Verknüpfte Information |
|---|---|---|
| Kolonie | Tier- oder Gruppencode, Pflegebuch | Artbestimmung und Herkunft |
| Materialgewinnung | Datum, gesammeltes Volumen, ausführende Person | Tiercodes |
| Zusammenführung | Vergabe der Chargennummer | Beitragende Gruppen |
| Stabilisierung | Zyklusparameter, Trocknungsaufzeichnung | Chargennummer |
| Verpackung | Anzahl der Gefäße, Etikettangaben | Chargennummer |
| Analyse | Probenübergabeprotokoll, Laborbericht | Chargennummer |
| Versand | Rechnung, Beförderungspapier, Dokumentenmappe | Chargennummer |
Diese Kette hat versteckte Kosten: In jedem Schritt müssen einige Zeilen geschrieben werden. Der Gewinn dagegen ist, eine Frage, die Monate oder Jahre später gestellt wird, mit einem Dokument beantworten zu können. Deshalb ist das Formulardesign der einfach aussehende, aber entscheidendste Teil der Arbeit: Ein Formular, das schwer auszufüllen ist, wird zu einem unvollständig ausgefüllten Formular.
Gemeinsam ist den Spalten der Tabelle, dass jede Zeile mit der vorherigen verknüpft werden kann. Wird in einem Glied der Kette keine Nummer eingetragen, reißt das Band, und alles davor wird unsichtbar. Die Ordnung des Buchs auf der Kolonieseite wurde im Beitrag zur Zucht im geschlossenen Kreislauf beschrieben.
Vorwärts- und Rückverfolgung
Rückverfolgbarkeit funktioniert in zwei Richtungen und beantwortet zwei verschiedene Fragen.
- Rückverfolgung: Ausgehend von einem Gefäß Material in der Hand in die Vergangenheit gehen. Von welchen Tieren stammt es, an welchen Tagen wurde es gesammelt, unter welchen Bedingungen getrocknet, mit welchem Bericht gemessen?
- Vorwärtsverfolgung: Ausgehend von einer Charge bis in die Gegenwart gehen. In wie viele Gefäße wurde diese Charge aufgeteilt, an welche Einrichtungen wurde sie gesendet, wo wird die verbleibende Menge aufbewahrt?
Die erste Frage kommt meist vom Abnehmer. Wenn eine Einrichtung in einer zu veröffentlichenden Arbeit die Quelle des verwendeten Materials angeben möchte oder bei einer internen Prüfung Nachweise sucht, verlangt sie eine rückwärts lesbare Kette. Dass diese Kette in der Anlage aufgebaut ist, sorgt dafür, dass die Anfrage in Stunden statt in Tagen beantwortet wird.
Die zweite Frage wird in der Regel gestellt, wenn ein Problem auftritt. Wenn bei einer Sendung auffällt, dass die Kühlkette unterbrochen war, oder bei einer Messung ein unerwartetes Ergebnis auftritt, müssen alle Abnehmer, die aus derselben Charge Anteile erhalten haben, schnell ermittelt werden können. Diese Ermittlung hängt davon ab, dass die Aufzeichnungen durchsuchbar geführt werden.
In der Praxis ist die häufigste Schwachstelle der Verpackungsschritt. Wird eine Charge auf mehrere Gefäße aufgeteilt, muss für jedes Gefäß einzeln eingetragen werden, zu welcher Charge es gehört; die Verpackungsordnung wird im Beitrag zur Verpackung behandelt. Dass das Etikett auf dem Sekundärgefäß lesbar bleibt, ist deshalb kein unwichtiges Detail.
In welchen Dokumenten erscheint die Nummer?
In der Mappe, die den Abnehmer erreicht, wird erwartet, dass die Chargennummer an mehreren Stellen in übereinstimmender Schreibweise erscheint: auf dem Gefäßetikett, im Analysezertifikat, in den Versandpapieren und gegebenenfalls in der Erklärung zur Lagerbedingung. In welcher Reihenfolge die Dokumente gelesen werden, wird im Beitrag zum Analysezertifikat beschrieben.
Das Sicherheitsdatenblatt nimmt in dieser Liste eine Sonderstellung ein. Das Datenblatt gehört nicht zur Charge, sondern zum Produkt und wird mit einer Versionsnummer geführt; deshalb wird auf ihm keine Chargennummer gesucht. Zu wissen, dass die beiden Dokumente nach unterschiedlicher Logik funktionieren, erspart bei der Annahme unnötigen Schriftverkehr. Die Eckdaten der Dokumente unserer Anlage sind auf der Seite Dokumente aufgeführt.
Die Übereinstimmung zwischen den Dokumenten wird zusätzlich geprüft. Dass die Nummer auf dem Etikett und die im Zertifikat gleich sind, wirkt auf den ersten Blick wie eine überflüssige Bestätigung, ist aber die schnellste Prüfung bei der Annahme. Wird eine Abweichung festgestellt, wird vor der Verwendung des Materials beim Lieferanten nachgefragt; in den meisten Fällen ist die Ursache ein einfacher Schreibfehler oder ein alter Ausdruck, der in die Mappe geraten ist.
Auch die Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnungen gehört zur Rückverfolgbarkeit. Eine Aufzeichnung muss auch nach Ende der Verwendung des betreffenden Materials noch eine bestimmte Zeit zugänglich bleiben; andernfalls bleibt eine Jahre später gestellte Frage unbeantwortet. Wie lang die Frist ist, richtet sich nach Rechtsvorschriften, Vertrag und der eigenen Richtlinie der Einrichtung.
Für Anfragen zu Dokumenten oder Aufzeichnungen einer bestimmten Charge kann die Kontaktseite genutzt werden. Die Aufzeichnungen sind chargenspezifisch; die Werte einer Charge gelten nicht für eine andere Charge.
